Какой должна быть почта в современной компании

23-01-2014

Вряд ли кто-то до сих пор будет отрицать, что электронная коммуникация сегодня – это не просто быстрый способ поделиться информацией между отдельными людьми, но и эффективное средство для успешной работы любого бизнеса, начиная от небольших компаний, заканчивая транснациональными гигантами. Какими возможностями можно пользоваться, применяя корпоративную почту в организации, какие существуют отдельные нюансы эксплуатации этого электронного средства связи?

Какой должна быть почта в современной компании

Массовые списки рассылок

Массовая рассылка в пределах корпоративной почты – комфортное средство для эффективной коммуникации не только с «внешним миром», но и внутри самой компании. Ведь намного удобнее разослать за несколько минут одно сообщение всем сотрудникам определённого отдела, чем вручную добавлять каждого в отдельности. В некоторых случаях, возможно сделать и так, чтобы одно сообщение получали сразу все пользователи корпоративной почты. Хотя, безусловно, при наличии такой возможности, в бизнес-структуре должна присутствовать определённая корпоративная культура, чтобы почтовый ящик применялся только по делу.

Для этого надо, чтобы почтовый сервер обязательно поддерживал возможность организации групповых рассылок. Такие списки могут не ограничиваться лишь почтовыми адресами в пределах одной организации, добавить можно и прочие адреса электронной почты, в том числе поставщиков и клиентов. Но при получении письма, каждый из пользователей «входящей» стороны, будет видеть в списке тех, кому было отправлено сообщение, только свой электронный адрес. Кроме того, каждому сотруднику можно ограничить право на использование этим инструментом, кому-то можно разрешить только читать, кому-то читать и отправлять массовые сообщения.

Планируя перенос корпоративной почты на специализированный хостинг, в обязательном порядке нужно поинтересоваться у поставщика услуг о наличии возможности создания массовых рассылок.

Корпоративная почта – новый подход к организации документоборота

Одно из многих отличий корпоративной почты заключается ещё и в том, что посредством этого электронного средства коммуникации легко наладить документооборот на предприятии малого или среднего бизнеса.

Согласование многочисленных договоров между партнёрами и клиентами, отправка всех необходимых счетов, актов выполненных работ и прочих наименований документов сегодня везде проходит в электронном варианте, а лишь незначительная часть оригиналов на бумаге отправляется традиционной почтой.

Во многом благодаря электронному документообороту в компании, через электронную почту, компания имеет возможность сэкономить на закупке бумаги, тонере принтеров, сократить срок прохождения документации в разных инстанциях, а также просто повысить оперативность работу каждого сотрудника. Стоит также отметить, что без корпоративной почты, наладить виртуальный документооборот весьма непросто, ведь современные профильные программы сегодня всё ещё достаточно сложны и громоздки, а также требуют специального дополнительного обучения сотрудников. Именно поэтому, для не слишком крупных организаций, возможностей корпоративной почты вполне достаточно. Если говорить о минусах применениях электропочты в документообороте, то негативная сторона здесь всего одна – отсутствие возможности лично подтверждать легитимность документа разными людьми. Впрочем, и эта проблема частично разрешима при помощи специальных электронных цифровых подписей.

Корпоративная почта как инструмент для улучшения имиджа. Дисклеймеры.

Нередко бывает так, что работники одной коммерческой фирмы могут ежедневно контактировать сразу с десятками, тысячами людей. Как правило, сообщения отправляются клиентам, подрядчикам, поставщикам. В связи с чем, оформление исходящей корреспонденции тоже не должно отодвигаться руководством на «второй план». Всё-таки, существует разница между подписью: «Письмо проверено бесплатным антивирусом» и официальным дисклеймером компании, который бы содержал полное имя сотрудника, должность, контактные данные.

Одна из тенденций времени – вставки в подписи многочисленных картинок. Это могут быть логотипы компании, фирменные знаки каких-то отдельных продуктов, динамические баннеры текущих рекламных акций и многое другое. Стоит отметить, что такой подход не способен сработать на создание позитивного имиджа компании. Прежде всего, на принимающей стороне рекламную информацию с красочными баннерами, вполне возможно, что многие не будут изучать. С другой, чисто технической стороны, перегруженный «дисклеймер» в письме может стать причиной для идентификации письма как спама, а слишком большой объём одного сообщения может негативно отразиться на загруженности почтового сервера.

Впрочем, и исключительно текстовые «подписи» должны носить более строгий и официальный характер. Подражая западным компаниям, отечественные сотрудники офисов тоже стали время от времени прикреплять долгие тексты, направленные на предупреждение «злодеев» и просто во избежание нелепых ситуаций. Так, к примеру, особенно популярна подпись:

«Информация данного письма направлена конкретным лицам, указанным в адресе письма. В отправленном сообщении могут содержаться конфиденциальные данные, которые ни при каких обстоятельствах не могут быть раскрыты третьей стороне, а также не могут быть использованы в своих целях никем иным, кроме легитимного получателя. Любая несанкционированная передача сообщения, его копирование и прочие действия могут расцениваться как незаконные и повлечь за собой реальное наказание. В том случае, если письмо было получено ошибочно, немедленно сообщите об этом отправителю и удалите все данные и файлы, находящиеся в письме». Далее обычно идёт аналогичный текст на одном из европейских языков.

Конечно, почтовый сервер или антивирус никак не среагируют на подобные приписки, однако после ответа получателя, к уже существующей простыне текста добавится ещё одна и ещё… и так до бесконечности, пока принимающая сторона не начнёт вручную удалять информационный мусор. Стоит ли таким образом раздражать своих стратегических партнёров или клиентов? Скорее всего, нет.

Несерьёзно о серьёзном — юмор и шутки в корпоративной почте

Около половины сотрудников офисов самых разнообразных компаний, судя по данным опросам общественного мнения в 2005 году, не видят ничего страшного в том, чтобы поделиться с коллегами по работе смешными картинками и видеороликами с участием котиков. Вполне возможно, что статистика на данный момент склоняется к существенному увеличению доли таких работников, которые не всегда используют корпоративную почту по прямому назначению.

Однако настоящая опасность такого проведения рабочего времени пагубна тем, что вместе с поздравительными открытками и популярными Интернет-мемами, «писатели» вредоносных программ нередко заливают почту сотрудников огромным количеством вирусов и «троянов». Что самым негативным образом может отразиться на состоянии рабочего оборудования. Естественно, что около половины сотрудников организации, которые являются любителями поделиться радостью с коллегами – автоматически заносятся в группу повышенного риска людей, которые своими руками рассылают вирусы по внутренней сети компании.

Серьёзные поставщики хостинга для корпоративной почты, помимо сервиса быстрой передачи электронных сообщений, предоставляют ещё и услуги по надёжной защите почты компании от вирусов. В том числе, устанавливаются механизмы полного сканирования вложений, «цифровые подписи» и прочие технологии для отделения безопасных файлов в почте от потенциально опасных распространителей вирусов. Поэтому, пользоваться услугой корпоративной почты без надёжной антивирусной защиты просто не имеет никакого смысла.

Автор:

2966 просмотров

Читайте также по теме "почта для домена":

30-04-2014
Почта для домена: стоит ли шифроваться?
Почта для домена: стоит ли шифроваться?

К сожалению и на сегодняшний день мало кто знает, что традиционная электронная почта практически никак не защищается, а многочисленные скандалы, которые время от времени всплывают в тематических СМИ, лишний раз это подтверждают.

21-06-2013
7 аргументов против того, чтобы заводить корпоративную почту на Яндексе
7 аргументов против того, чтобы заводить корпоративную почту на Яндексе

Не так давно, сервис массовой электронной коммуникации Яндекс.Почта стал активнее предпринимать попытки предоставления услуг хостинга для корпоративной почты.

30-07-2013
Корпоративная почта для домена
Корпоративная почта для домена

С полной уверенностью можно сегодня сказать, что корпоративная почта для домена является едва ли не центральным элементом в системе электронной бизнес-коммуникации.