Архивация (копирование) электронных сообщений как рычаг контроля за качеством

29-01-2015

Архивация – это создание копирование любого сообщения пользователя корпоративной почты (входящего/исходящего). Копирование производится автоматически и не связано с действиями копируемого адресата. Копируется всё – тело сообщения, адрес отправителя/получателя, вложения, время и дата отправки.

Архивация (копирование) электронных сообщений как рычаг контроля за качеством

Под копирование обычно выделяют отдельное пространство на почтовом сервере в виде почтового ящика, то есть создают почтовый адрес, например: copy@example.ru. Адресов может быть даже несколько, например: copy-otdel-prodag@example.ru, copy-bushgalteriya@example.ru и так далее, по необходимым отделам.

Чем полезен для компании такой подход?

Вариантов для применения очень много – от инструмента проверки компетенции сотрудников до резервного архива, поскольку это backup почты компании.

Методы фильтрации позволяют создать базы сообщений для разных отправителей, например, копировать корреспонденцию отделов на разные почтовые адреса. В случае необходимости можно восстановить нужное сообщение, например, при утрате каких-то данных либо при необходимости проверить ответственность сотрудника, насколько компетентно он ответил адресату.

Копирование позволяет сохранять «стерильность» мнения: сообщения сохраняются независимо от желания сотрудников, то есть отпадает вариант с удалением какого-то компрометирующего материала. Контролировать качество общения сотрудников компании может тот, кто имеет доступ к архиву сообщений, обычно это руководитель или ответственный сотрудник.

Как говорилось выше, из архивированных сообщений легко восстановить утерянную переписку. Риск утери (уничтожения) информации весьма высок – например, для связи с почтовым сервером выбран протокол POP3. При использовании POP3 сохранение папок с сообщениями происходит непосредственно на компьютер пользователей, то есть информация может быть легко уничтожена как вирусом, так и неосторожными действиями пользователей.

Законна ли архивация сообщений?

Чтобы использование архивации не вызывало вопросов с юридический точки зрения, стоит добавить пункт о праве компании как работодателя на сбор и обработку сообщений любого типа при условии использования корпоративной почты.

Верным решением будет добавить данный пункт в договор, заключающийся между компанией и сотрудником, либо в дополнительное соглашение о сохранении коммерческой тайны. Таким образом, между компанией и сотрудником не останется недомолвок, и процесс будет построен юридически правильно.

Как архивация (копирование) реализовывается технически?

Обычно корпоративная почта обслуживается хостером. Заказчиком подается заявка, определяются  параметры архивирования (копирования), а хостер настраивает всё необходимое оборудование и программное обеспечение.

Здесь стоит сказать о том, что важно грамотно настроить копирование. Например, при использовании протокола IMAP для соединения клиента с почтовым сервером, то можно настроить фильтрацию так, чтобы входящие и исходящие сообщения определенного сотрудника раскладывались по соответствующим папкам.

Поскольку копирование происходит на отдельный почтовый ящик, пользователю остаётся только следить, чтобы ящик не переполнялся копиями и объем превышал лимита.

Выводы

Мы знаем управление каким-либо предприятием, компанией – дело сложное, связанное с контролированием множества разных процессов. И порой очень важно грамотно настроить средства контроля над тем или иным параметром. Так же сложно переоценить значимость корпоративной почты – это практически «электронное лицо» компании, аналогичное сайту компании. Из всего вышесказанного можно сделать  вывод, что архивирование (копирование) корпоративной почты - это эффективный инструмент контроля качества переписки сотрудников, движения документов.

Необходима качественная поддержка корпоративной почты? Tendence.ru  – провайдер, профессионально оказывающий услуги хостинга корпоративной почты. Своим заказчикам Tendence.ru предоставляет эффективные инструменты для управления корпоративной почтой.

Автор:

1651 просмотр

Читайте также по теме "корпоративная почта":

07-11-2013
Самостоятельные меры по защите личной и корпоративной почты от спама
Самостоятельные меры по защите личной и корпоративной почты от спама

Профессиональные спамеры круглыми сутками придумывают новые пути обхода почтовых фильтров, а администраторы специализированных хостингов и ИТ-отделов коммерческих компаний создают всё более «умные» и прогрессивные заслоны для нежелательной корреспонденции.

15-02-2014
Несколько слов об управлении корпоративным хостингом почты
Несколько слов об управлении корпоративным хостингом почты

На сегодняшний день информационные технологии и системы активно применяются для ведения бизнеса.

16-04-2014
Корпоративная почта – критерии безопасности
Корпоративная почта – критерии безопасности

Наверно только ленивый пользователь интернета не слышал о скандальной ситуации с Эдвардом Сноуденом, бывшим сотрудником ЦРУ и Агентства Национальной Безопасности США.

01-10-2013
Почему пользователи корпоративной почты предпочитают платные сервисы
Почему пользователи корпоративной почты предпочитают платные сервисы

На сегодняшний день, наметилась тенденция к тому, что клиентская база профессиональных поставщиков хостинг-провайдеров корпоративной почты, пополняется за счёт тех организаций, которые отказываются от бесплатных почтовых серверов.